Privacyverklaring

Juli 2024

Bij CollectMastersB.V. (hierna: CollectMasters), gevestigd te Culemborg, hechten we grote waarde aan de strikte bescherming van uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens. CollectMasters is verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (hierna: “AVG"). Wij behandelen uw persoonsgegevens met uiterste zorgvuldigheid en zetten ons in om hun integriteit te waarborgen. Deze privacyverklaring geeft een gedetailleerde beschrijving van hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen. Het doel van deze verklaring is om u te informeren over onze werkwijze met betrekking tot uw gegevens, welke rechten u heeft en hoe u deze rechten kunt uitoefenen.

Wij streven er naar om volledige transparantie te bieden over onze privacy praktijken, zodat u met vertrouwen gebruik kunt maken van onze diensten. Wij nodigen u van harte uit om deze verklaring zorgvuldig door te nemen. Mocht u vragen hebben over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u te allen tijde contact met ons opnemen.

Contact

CollectMasters is een professioneel incassobureau dat zich toelegt op het sociaal verantwoord innen van vorderingen namens diverse opdrachtgevers uit verschillende sectoren.Ons hoofdkantoor is gevestigd aan de Erasmusweg 4, 4104 AK te Culemborg. Wijzijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder registratienummer 63212552.Als toegewijd partner in incassodiensten streven wij ernaar om zorgvuldig en in overeenstemming met wet- en regelgeving om te gaan met de persoonsgegevens die wij verwerken.

Contactgegevens:

CollectMasters B.V.

Erasmusweg 4

4104 AK Culemborg

Telefoonnummer: 0345– 50 53 00

Algemeen: info@collectmasters.nl

Privacy: privacy@collectmasters.nl

KvK: 63212552

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kan u contact opnemen met ons team gegevensbescherming door te schrijven naar privacy@collectmasters.nl.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Deze privacyverklaring biedt u inzicht in hoe wij persoonsgegevens verwerken die we verzamelen tijdens uw interacties met onze diensten of wanneer u onze websitewww.collectmasters.nl bezoekt. We verkrijgen verschillende soorten persoonsgegevens van u en gebruiken deze voor diverse doeleinden. Hieronder vindt u per doeleinde een gedetailleerde beschrijving van welke gegevens we verzamelen, waarom we deze verwerken en de bewaartermijnen die we hanteren.

Beheer incassodossier

Zodra wij een dossier krijgen aangeleverd vaneen van onze opdrachtgevers, start het incassotraject.

Voor het beheer van het incassotraject verwerken wij de volgende persoonsgegevens.:

·      Dossiernummer

·      Extern referentienummer

·      NAW gegevens debiteur

·      Telefoonnummer

·      E-mailadres

·      Geleverde diensten/goederen betreffende de openstaande vordering voor zover deze u kunnen identificeren

·      Financiële gegevens betreffende een bankrekeningnummer of informatie over (problematische) schulden

·      De door uzelf aangeleverde persoonsgegevens aan ons in de inhoud van een brief, e-mail en telefoongesprekken van u

Wij gebruiken deze gegevens om het incassotraject efficiënt en effectief uit te voeren en om de communicatie en afhandeling van uw dossier te beheren. Hierbij onderhouden wijde communicatie met debiteuren en opdrachtgevers om de voortgang van het incassotraject te waarborgen. Daarnaast verwerken wij de betalings- en factuurgegevens om financiële transacties te beheren en af te handelen. En wij bewaren en archiveren correspondentie om de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen en voor eventuele toekomstige referentie.

Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van het incassotraject. De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening stelt daarnaast een bewaartermijn van twee jaar na het sluiten van een dossier zodat de dossiers in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. In sommige gevallen kunnen gegevens langer worden bewaard indien dit noodzakelijk is voor de afhandeling van eventuele geschillen of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen.

Het aanbieden en leveren van onze diensten

Als organisatie kunt u gebruik maken van onze incasso dienstverlening.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

·      Naam contactpersoon

•     (Zakelijk) telefoonnummer

•     (Zakelijk) e-mailadres

•     Organisatienaam

•     Betaalgegevens

•     Factuurgegevens

•     Eventuele inhoud van correspondentie

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met u aangaan, uit te kunnen voeren en om de relaties die hieruit voortvloeien te onderhouden. Dit omvat meerdere activiteiten zoals de communicatie met contactpersonen van onze klanten om de dienstverlening te coördineren. De verwerking van betaal- en factuurgegevens om financiële transacties te beheren en af te handelen. En het archiveren van correspondentie voor referentie en om de kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen.

Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna gedurende een periode van zeven jaar om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Sommige gegevens kunnen langer worden bewaard indien dit noodzakelijk is voor de afhandeling van eventuele geschillen of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen.

Beheer van klantrelaties

Voor het beheer vanonze klantrelaties verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

·      Naam contactpersoon

·      (Zakelijk) telefoonnummer

·      (Zakelijk) e-mailadres

·      Organisatienaam

·      Contractinformatie

·      Eventuele inhoud van correspondentie

Wij gebruiken deze gegevens om onze relaties met opdrachtgevers effectief te beheren en te onderhouden. Dit omvat meerdere activiteiten zoals, het onderhouden van contact met opdrachtgevers om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Het bijhouden van contractuele afspraken en het administreren van relevante informatie. En het verwerken van verzoeken en vragen van opdrachtgevers. Daarnaast voor het registreren en beheren van correspondentie met opdrachtgevers voor referentie en kwaliteitsbewaking.

Wij bewaren deze gegevens zolang de contractuele relatie duurt en daarna gedurende een periode van zeven jaar om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Sommige gegevens kunnen langer worden bewaard indien dit noodzakelijk is voor de afhandeling van eventuele geschillen of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen.

Contact

Wij bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch, maar ook via de mail, het contactformulier of via de Whatsapp chatfunctie.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

•     Voor- en achternaam

•     Dossiernummer (optioneel)

•     (Zakelijk) e-mailadres

•     (Zakelijk) telefoonnummer

•     Organisatienaam (optioneel)

•     Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek om contact met u op te nemen netjes af te handelen en om de overeenkomst hiertoe met u uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, totdat wij denken dat u tevreden bent met onze reactie.

Klachtenafhandeling

Via onze website (hyperlink kopje klacht) of door te mailen naar klachten@collectmasters.nl kunt u een klacht indienen over de dienstverlening of behandeling door onze organisatie. Wanneer u een klacht bij ons indient, laat u bepaalde persoonsgegevens achter. Deze hebben wij nodig om uw klacht te kunnen afhandelen.

Hiervoor verwerkenwij de volgende persoonsgegevens:

·      Naam

·      Contactgegevens

·      Dossiernummer (optioneel)

·      Klachtinformatie

·      Eventuele bijlagen en correspondentie met betrekking tot de klacht

Wij gebruiken deze gegevens om klachten van debiteuren of andere betrokkenen over onze dienstverlening te behandelen en op te lossen. Dit omvat activiteiten zoals het registreren en onderzoeken van klachten. Daarnaast communiceren wij met de indien er van de klacht om de kwestie te bespreken en op te lossen. En vervolgens archiveren wij de klacht en de correspondentie om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en voor referentie in geval van herhaling van de klacht.

Wij bewaren deze gegevens zolang als noodzakelijk voor de afhandeling van de klacht en voor eenperiode van maximaal 5 jaar daarna.

Cameratoezicht

Voor de beveiliging van onze panden en eigendommen maken wij gebruik van cameratoezicht. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

·      Beeldmateriaal van personen die onze panden betreden

·      Datum, tijdstip en locatie waarop de opnamen zijn gemaakt

Wij gebruiken deze gegevens om de veiligheid van onze werknemers, bezoekers en eigendommen te waarborgen. Het is ter voorkoming en vastlegging van strafbare feiten en incidenten. En biedt ondersteuning bij interne onderzoeken naar beveiligingsincidenten. Daarnaast zal er indien er sprake is van een strafbaar feit de relevante beelden worden overgedragen aan de autoriteiten.

Beeldmateriaal wordt standaard 28 dagen bewaard, tenzij er een incident is vastgelegd dat nader onderzoek of aangifte bij de autoriteiten vereist. In dat geval kan het beeldmateriaal langer worden bewaard, totdat het incident is afgehandeld.

Sollicitatie

Voor de behandeling van reacties op een van onze vacatures of open sollicitaties verwerken wij uw persoonsgegevens.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

•     NAW-gegevens

•     E-mailadres

•     Telefoonnummer

•     Curriculum Vitae

•     Motivatiebrief

•     Salarisindicatie

•     Referenties

•     Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie 

Wij gebruiken deze gegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van eenarbeidsovereenkomst. De gegevens worden verwerkt ter beoordeling van uw geschiktheid voor de functie waarvoor u solliciteert en ter communicatie met u over de voortgang van uw sollicitatie.

Daarnaast organiseren wij aan de hand van deze gegevens de sollicitatiegesprekken en andere selectieprocedures.

Mocht u na afloop van de sollicitatie procedure niet bij ons in dienst treden, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij u alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt.

Wanneer wij u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met uw toestemming - uw sollicitatiegegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons in dienst treedt, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in uw personeelsdossier conform onze bewaartermijnen voor personeelsgegevens.

Rechten van betrokkenen

Met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

Rechtop inzage van uw persoonsgegevens

Als betrokkene heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien. U kunt hiervoor een verzoek indienen bij ons waarin u vraagt of wij uw persoonsgegevens verwerken, wanneer hiervan sprake is en welke persoonsgegevens wij verwerken. Wij zullen in het geval van verwerking u een kosteloos (tenzij dit onevenredige inspanning vergt) overzicht aanleveren van uw persoonsgegevens via een digitale kopie.

Rechtop rectificatie en aanvulling van uw persoonsgegevens

Als betrokkene heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij verwerken te laten wijzigen. Dit recht stelt u in staat om foutieve en/of incomplete informatie over uzelf te laten corrigeren. Indien u merkt dat de door ons verwerkte gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken om deze gegevens te rectificeren of aan te vullen.

Rechtom uw toestemming tot verwerking in te trekken

Als betrokkene heeft u het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens op elk moment in te trekken. Dit kan enkel indien de verwerking is gebaseerd op toestemming. Na intrekking van uw toestemming zullen wij stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor de toestemming was gegeven, tenzij er een andere wettelijke grondslag voor de verwerking bestaat.

Rechtvan bezwaar tegen de verwerking

Als betrokkene heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons wanneer wij deze verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.Indien u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of indien de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens

Als betrokkene heeft u het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht stelt u in staat om uw gegevens te laten wissen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, wanneer u uw toestemming intrekt en er geen andere wettelijke grondslag is voor de verwerking, of wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen dwingen de gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Als betrokkene heeftu het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragennaar een derde partij, indien dit technisch mogelijk is. Dit betekent dat u hetrecht heeft om uw persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, in eengestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen. Dit steltu in staat om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijkezonder belemmering van onze kant.

Recht op beperking van de verwerking

Als betrokkene heeft u het recht om ons te verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit recht stelt u in staat om de verwerking van uw gegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken in bepaalde gevallen. Dit betekent dat wij in die periode minder gegevens van u verwerken. Bij onjuiste gegevens, onrechtmatige verwerking, bezwaar tegen de verwerking en wanneer er nog geen reactie hierop is gekomen maar ook indien de gegevens onnodig zijn voor de verwerkingsdoeleinden kunt om beperking van de verwerking verzoeken in de volgende gevallen:

Rechten uitoefenen als betrokkene

Indien u een verzoek wenst in te dienen om één van bovenstaande rechten uit te oefenen dan kunt u mailen naar privacy@collectmasters.nl. Om uw privacy en veiligheid te beschermen, zullen wij redelijke stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren voordat wij reageren op uw verzoek(en). Dit is om te waarborgen dat de persoonsgegevens bij de juiste persoon horen. Als de verificatie niet mogelijk is met de reeds beschikbare gegevens, kunnen wij u vragen om een kopie van uw paspoort of identiteitskaart te overleggen. Wij verzoeken u om op deze kopie bepaalde gegevens, zoals uw BSN-nummer, foto en documentnummer, onzichtbaar te maken. De bewaartermijn van deze gegevensdrager zal niet langer zijn dan strikt noodzakelijk voor de verificatie van uw verzoek, tenzij u expliciet toestemming geeft om het document langer te bewaren voor specifieke, overeengekomen doeleinden.

Behandeling van uw verzoek

Wij streven er naar om binnen één maand na ontvangst van uw complete verzoek te reageren. Indien wij meer tijd nodig hebben wegens de complexiteit van het verzoek of specifieke privacy rechten, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij zullen in dit geval altijd u op de hoogte brengen van deze verlenging.

Wij kunnen uiteindelijk gemotiveerd besluiten of, en zo ja in hoeverre, wij aan uw verzoek kunnen of moeten voldoen. Dit kan soms ook een negatief besluit opleveren om de rechten of vrijheden van anderen te beschermen, of indien dit noodzakelijk is voor de inning van civielrechtelijke vorderingen.

Vragen en klachten

Indien u een vraag of klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u echter vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij werken voortdurend aan de verbetering van ons service-aanbod, zodat u een nog betere dienstervaring krijgt. Dit doen wij doormiddel van ons recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd, waarbij de meest recent gepubliceerde versie van deze privacyverklaring als geldend tussen partijen heeft te gelden. Het is dus belangrijk dat u deze privacyverklaring leest telkens wanneer u een van onze diensten gebruikt, aangezien de verwerking van uw persoonsgegevens veranderd kan zijn sinds uw vorig gebruik van de dienst in kwestie. Wij adviseren u daarom regelmatig onze website te bezoeken, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.